¿Qué es productividad?
Es necesario definir productividad. Veamos algunas definiciones:
La productividad es la relación entre producción e insumo. – George Kanawaty.
Relación entre lo producido y los medios empleados, tales como mano de obra, materiales, energía, etc. La productividad de la cadena de montaje es de doce televisores por operario y hora. – Real academia de la lengua española.
Redondeemos estas definiciones:
Productividad es la capacidad que tengo para dar más (más resultados, mas producido, más dinero, más beneficios, etc) sin tener que aumentar los recursos implicados. Se expresa como una medida para conocer qué tan bien un país, industria o unidad de negocios utiliza los recursos.
Así pues, supón que en 8 horas de trabajo vendes 50 neveras, pero tu compañero vende 75. Él es 50% más productivo que tú.
Con esto ya tenemos un primer apunte. La productividad tiene que tener un punto de comparación. De nada te sirve saber que en 8 horas de trabajo vendes 50 neveras si no lo comparas con otra medida, como lo que vende tu compañero o lo que vendiste el día anterior.
¿Cogiste el segundo apunte? Mira lo que está en negrilla del párrafo anterior. Te mencioné las formas de comparar la productividad.
- A través del tiempo: Comparamos diferentes períodos de tiempo.
- A través de otro: Nos comparamos con la competencia o con los datos del sector al que pertenecemos.
Entender esto es vital para lo que viene en el post.
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Definiendo la productividad empresarial
La anterior definición de productividad aplica para un entorno, digamos general. Profundizando un poco en la temática empresarial (que es lo que nos interesa), la productividad estará dada por una serie de factores externos e internos:
Muchos de ellos son bastantes claros. Algunos apuntes a hacer son:
- La disponibilidad de materias primas obedece a si cuento con la capacidad de obtener materia prima para realizar mis actividades. Por ejemplo si soy una compañía que fabrica smartphones, evalúo mi capacidad de obtener mineral coltan, insumo característico de este tipo de artículo. En el aspecto interno, «materiales» hace énfasis en el manejo que se le otorga a la materia prima cuando llega a la empresa.
- La disponibilidad de capital como aspecto externo se diferencia del capital interno, en la medida en que es una posibilidad para una empresa en obtener financiamiento a través de entidades del país donde esta se establece.
- La diferencia entre el personal competente de los aspectos externos y recursos humanos en los internos, está dada por la posibilidad de que en el sitio donde se encuentra una empresa, existan personas con capacidad para llevar a cabo las funciones que se requieren. Esto se determina con base en el nivel de educación que tenga la región o localidad donde está la empresa. Por otra parte, recursos humanos es es el manejo que se le da al personal que ya está laborando para la compañía.
De resto creo que los demás items se diferencian y comprenden fácilmente.
En conclusión, para aumentar la productividad empresarial debemos hacer un buen uso de los factores internos y externos en busca de la generación de mejores salidas (más resultados, producción, dinero, beneficios, etc).
Lo que nos lleva a responder la pregunta del millón: ¿Cómo aumentar la productividad empresarial?
Responder esta pregunta ha significado miles de libros y horas de clase en las instituciones educativas. Para aumentar la productividad debemos hacer un buen uso de los factores internos y externos mencionados en la imagen ¿Cómo hacerlo? No es algo que vayamos a explicar en este post. Cada factor es un mundo diferente.
No obstante si hay algo que podemos hacer para comenzar a aumentar la productividad empresarial, y es aprender cómo se debe medir.
Vamos al punto siguiente.
Cómo medir la productividad
Antes que nada, recordemos algo que hemos mencionado muchas veces en Ingenio Empresa, y es el ciclo de los procesos.
Todo proceso tiene una serie de entradas provenientes de clientes y partes interesadas. Tienen actividades que agregan valor a las entradas haciendo que se transformen en salidas, que son los bienes y servicios hacia clientes, otros procesos y/o partes interesadas.
Entonces, ¿Cómo podemos ser más productivos?
- Reducción de entrada con salida constante: Una tienda de ropa determina que le es más beneficioso tener dos vendedores en vez de tres, pues el nivel de ventas es muy similar. Aquí reduje la entrada (vendedores) para mantener la salida constante (ventas). Para esto tuve que hacer algo al interior del proceso que me permitiese percatarme que uno de los vendedores no estaba siendo productivo.
- Incremento de la salida con entrada constante: La misma tienda de ropa capacita a sus tres vendedores en técnicas avanzadas de servicio al cliente, lo que le permite mejorar el nivel de ventas. Aquí mantuve la entrada constante (vendedores) y aumenté la salida (ventas) a través de un entrenamiento. Nuevamente fue necesario hacer algo al interior del proceso para obtener mejores resultados.
Todo esto hasta el momento ha sido un poco obvio y teórico, ¿no? Ahora sí, a la medición de la productividad.
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- Medida total de productividad: Tomamos la razón de todos los insumos y toda la producción.
- Medida múltiple de productividad: Tomamos la razón de uno o más insumos con toda la producción.
Con base en lo anterior, sabrás que no basta con pensar en qué es la medición de la productividad. El reto va más allá y es que la medición dependerá del hacer de la empresa y las herramientas de medición de productividad con que contemos.
En otras palabras, con la información mostrada hasta ahora, depende de nosotros encontrar el mecanismo para medir la productividad según sea el caso, pues en unas empresas será más complejo que en otras.
Mira estos ejemplos. Puede ser fácil si consideramos medir la productividad de:
- Un vendedor: Puede ser volumen de ventas por hora.
- De un empleado de call center: Número de llamadas por hora es una opción.
- De una maquina: Cantidad de productos por hora o productos por unidad de energía.
Pero puede ser mas complejo definir la medición de productividad de:
- Psicólogo
- Abogado
- Futbolista
- Docente de escuela
Por ahora y para tomar cancha con este concepto, vamos a la práctica.
Ejemplo de medición de productividad
BRP Servicios integrales es una empresa que presta servicios de externalización a otras empresas. Por ejemplo hacen la selección y contratación de personal, el pago de impuestos o la nómina.
Para trabajar los impuestos que pagan las otras empresas se utiliza un desarrollo propio.
Los datos son:
- De esta labor se encargan 6 personas.
- La jornada laboral es de 8 horas día.
- El pago a empleados es de $125 por día
- Otros gastos son de $80 por día.
- Diariamente se realizan en promedio 86 impuestos pagos de las empresas a las que presta servicio.
BPR Servicios integrales ha adquirido un software con el cual podrá aumentar a 112 los impuestos pagos por día. No obstante, esto significa un aumento en otros gastos ubicándolos en 102 por día.
¿Tomó la empresa una buena decisión? ¿Este cambio de software contable representa un aumento en la productividad?
Veamos…
Paso 1: Fija el punto de comparación: Hay un antes y un después generado por la implementación del software contable.
Paso 2: Determina la producción y el insumo: La producción es la cantidad de impuestos que se pagan. Los insumos están dados en términos de tiempo y dinero. Por lo tanto podemos plantear indicadores con medidas totales y medidas múltiples.
Paso 3: Formula para calcular productividad: Los indicadores más apropiados con base en los datos del ejercicio son:
Paso 4: Calculo de productividad y conclusiones: Ubicamos los datos reales para calcular la productividad. Quizá te parezca excesivamente concreto en algunos cálculos que pueden parecer obvios pero si quiero que el tema quede claro, debo mostrarte de donde sale cada número.
En conclusión: Ha sido una buena jugada de la empresa arriesgarse por la adquisición del software contable. La productividad desde la medida total aumentó en 30,17% (2,33-1,79)/1,79 y desde la medida múltiple lo hizo en 16,66% (0,49-0,42)/0,42.
Productividad, eficacia y eficiencia
No podíamos irnos antes sin tratar un poco sobre la eficacia y la eficiencia y su relación con la productividad. Recordemos algunas cosas.
- Somos eficaces cuando alcanzamos los resultados u objetivos fijados. ¿Cómo? El como no importa. Esto implica que no se tienen en cuenta los recursos utilizados para hacerlo.
- Somos efectivos cuando alcanzamos los resultados u objetivos con el menor uso de recursos.
Algunos autores definen la productividad como el producto de la eficacia con la eficiencia. Vamos con otro ejemplo.
Ejemplo resuelto de eficacia, eficiencia y productividad*
Seguimos con el ejemplo de BRP Servicios Integrales y su software de contabilidad.
- Recordemos que implementado el software, consiguen una productividad promedio de 2,33 impuestos por hora.
- Por lo tanto en 8 horas deberían lograr 18,64 impuestos pagos.
- Sin embargo las mediciones indican que de esos 18,64 impuestos, en promedio 5 terminan mal tramitados (18,64-5)
- Por otra parte, mediciones indican que la demora de carga del software contable genera una disminución del 10% de las horas de jornada laboral, lo que significa esperar mientras el software procesa (8-(8*10%)).
Con estos datos, ¿cómo podemos medir la productividad?
Conclusión: Contamos con una eficiencia de 90% y una eficacia de 73%, lo que nos genera una productividad del 66%. Esta es otra forma de interpretar la productividad, lo que nos indica oportunidades de mejora tanto desde el software contable como de nuestro trabajo.
* Este ejemplo fue hecho teniendo como referente la obra de Humberto Gutiérrez Pulido – Control estadístico de la calidad y Seis Sigma
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Betancourt, D. F. (27 de mayo de 2017). Productividad: Definición, medición y diferencia con eficacia y eficiencia. Recuperado el 15 de mayo de 2020, de Ingenio Empresa: www.ingenioempresa.com/productividad.
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