Bitácora.

Es una herramienta utilizada en la realización de proyectos que permite llevar un registro cronológico y ordenado de los avances de nuestro trabajo.

Incluye anotaciones que recopilan detalles importantes en el desarrollo de un trabajo o proyecto, aunque también se utiliza en los ámbitos científicos o educativos.

Además de contener las actividades y fecha de realización, se añaden comentarios sobre obstáculos, modificaciones y logros.

Para la realización de trabajos o proyectos, es necesario llevar una bitácora como un complemento del cronograma de actividades. Estas herramientas en conjunto nos permiten conocer si están alcanzando los objetivos.

Una bitácora se compone de los siguientes elementos.

• Una página con los datos de identificación, en otras palabras, una portada.
• Espacio de anotaciones, para explicar de forma general qué sucedió en cada actividad.
• En el espacio de bitácora explicamos detalladamente lo sucedido en el proyecto.
• Observaciones, para indicar si algo no salió de acuerdo a lo planeado.

La siguiente lista menciona el paso a paso para elaborar una bitácora:

1. Se inicia con una página de identificación, es decir, una portada con el título del trabajo o proyecto, el nombre de la persona encargada de llevar la bitácora y el nombre de la empresa en que se realiza.
2. La primera parte es un espacio de anotaciones, contiene tres columnas: actividad, fecha y comentarios. En la primera columna se menciona la actividad a realizar de forma general, en la segunda columna el momento en que se inicia la actividad y el última, correspondiente a comentarios. Se debe mencionar si existieron obstáculos al ejecutar cada actividad, si fue necesario hacer cambios o modificaciones o si hubo circunstancias favorables que facilitaron el logro de la actividad.
3. Si hay algún error en la realización de la bitácora o si las actividades no se realizaron conforme al cronograma, no se borran datos, simplemente se indica en el espacio de observaciones que por lo general se encuentra en la parte inferior de las hojas como una nota al pie.
4. Finalmente se redacta la bitácora. En forma de diario y cronológicamente, se describe a detalle lo sucedido con cada una de las actividades del proyecto. La bitácora se archiva para consultas posteriores o como apoyo para presentar avances del trabajo o proyecto.

Ejemplo de una bitácora

Anotaciones

Actividad	Fecha	Comentarios
Definir la necesidad de un nuevo departamento.	Lunes 27 de mayo	Se realizará en conjunto con Recursos Humanos
Planear una propuesta para la creación del departamento.	Martes 28 de mayo	Se tomará la opinión de cada Jefe de Área
Elaborar un reporte ejecutivo y una presentación para los directivos con la propuesta.	Jueves 30 de mayo	Planear junta para presentación
Diseñar el organigrama y perfiles de puesto del nuevo departamento.	Lunes 3 de junio	Apegarse al presupuesto del Finanzas
Definir las políticas de Recursos Humanos para el personal del nuevo departamento.	Miércoles 5 de junio	Se realizará en conjunto con Recursos Humanos
Diseñar un plan de capacitación para el nuevo personal.	Jueves 6 de junio	Pedir apoyo a Recursos Humanos
Diseñar el lay-out del nuevo departamento.	Lunes 10 de junio	Solicitar guía a directivos
Implementar la creación del nuevo departamento en la empresa.	Lunes 17 de junio	Cambiar fecha por petición de directivos
Seleccionar y contratar al personal ideal.	Miércoles 19 de junio	Cambar fecha por contrato con OCC
Definir los objetivos para el nuevo departamento.	Lunes 24 de junio	Cambiar fecha por ajustes

 

Observaciones

Las primeras actividades se realizan en tiempo y forma, excepto la implementación por ajuste en calendario de directivos y por problemas para publicar las vacantes de empleo en el portal web, teniendo la necesidad de modificar fechas y recorrer la planificación de objetivos.

Bitacora

Lunes 27 de mayo de 2019 En conjunto con el Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se definió la necesidad de crear el Departamento de Proyectos debido al crecimiento del área.   Martes 28 de mayo de 2019 Se llevó a cabo una junta con los jefes de cada área para plantear una propuesta completa que posteriormente fue presentada a los directivos de O&A Consultoría.   Jueves 30 de mayo de 2019 Con las ideas expuestas en la junta de jefes, se realizó un reporte y una presentación ejecutiva para presentar la propuesta formalmente a los directivos.   Lunes 3 de junio de 2019 Se solicitó al jefe del Departamento de Finanzas el presupuesto autorizado para el nuevo departamento, con base a ello se modificó el organigrama general y se hizo la definición de los perfiles de puesto añadidos.   Miércoles 5 de junio de 2019 Apegados al reglamento interno, se redactaron las políticas que regirán al personal del Departamento de Proyectos.   Jueves 6 de junio de 2019 Se diseño un plan de capacitación para el personal por contratar.   Lunes 10 de junio de 2019 Se diseño el espacio para adaptar en la oficia el Departamento de Proyectos y fue aprobado por los directivos.   Lunes 17 de junio Se implementaría el nuevo departamento, sin embargo, se tendrán que reajustar las fechas por los compromisos y las actividades calendarizadas de directivos y del personal en general, por lo que será necesario modificar las fechas para las actividades planeadas los días 19 y 24 de junio.

 

Observaciones

Realizar comunicado al personal sobre los ajustes descritos, estar en comunicación constante con directivos para estipular nuevas fechas y renovar contrato con OCC Mundial para la publicación de vacantes.